Mijający rok był dla wielu małych i średnich firm kolejnym testem odporności finansowej. Choć w części branż obserwowaliśmy stopniowe odbudowywanie popytu, codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw pozostawało pod silną presją kosztową i płynnościową. Kluczowym wyzwaniem okazały się nie tylko ceny energii czy koszty finansowania, ale przede wszystkim opóźnione płatności w relacjach B2B.
Potwierdzają to najnowsze dane z 2025 roku. Z badania UCE Research wynika, że ponad 60% przedsiębiorców w Polsce doświadcza problemów z opóźnionymi płatnościami od kontrahentów. Co istotne, opóźnienia te mają realne konsekwencje finansowe. Blisko 15% firm wprost wskazuje problemy z utrzymaniem płynności finansowej, wynikające z nieterminowych rozliczeń z kontrahentami.
Z perspektywy rozmów, które jako SMEO prowadzimy z przedsiębiorcami na co dzień, dane te bardzo dobrze oddają realia rynku. Coraz częściej problemy finansowe MŚP nie wynikają z braku zamówień czy ambicji rozwojowych, lecz z faktu, że tempo sprzedaży i skala kontraktów zaczynają wyprzedzać przygotowanie finansowe firmy. To właśnie w takich warunkach najczęściej ujawniają się błędy finansowe, które w dłuższej perspektywie potrafią skutecznie zahamować dalszy rozwój biznesu.
Błąd nr 1: Wygrywam kontrakt i dopiero wtedy zastanawiam się, jak go sfinansować
Jedna z najczęstszych sytuacji, z jakimi spotykamy się w rozmowach z przedsiębiorcami. Firma startuje do przetargu albo negocjuje duży kontrakt, koncentrując się na ofercie, cenie i terminach realizacji. Gdy kontrakt zostaje wygrany, pojawia się satysfakcja i poczucie kolejnego kroku w rozwoju. Dopiero wtedy pada pytanie: no dobrze, ale z czego to sfinansujemy?
To moment, w którym sprzedaż i finanse zaczynają się rozmijać. Realizacja kontraktu wymaga wcześniejszych nakładów: zakupu materiałów, produkcji, logistyki, wynagrodzeń, często również zaangażowania podwykonawców lub zwiększenia zespołu. Tymczasem środki z wystawionej faktury pojawią się dopiero za 60, 90, a czasem nawet 120 dni.
Z perspektywy zarządczej jest to jeden z najbardziej kosztownych błędów – nie dlatego, że kontrakt jest nieopłacalny, lecz dlatego, że decyzja finansowa została odłożona na później. Firmy, które planują źródła finansowania jeszcze przed podpisaniem umowy, mają znacznie większą swobodę działania i mniejsze ryzyko, że rozwój i wzrost sprzedaży zacznie ograniczać ich bieżące funkcjonowanie.
Błąd nr 2: Podpisaliśmy umowę, ale nie przeanalizowaliśmy wystarczająco zapisów finansowych
Drugi powtarzający się problem dotyczy treści samych umów handlowych. W rozmowach z przedsiębiorcami często słyszymy, że kontrakt był oceniany jako atrakcyjny pod względem handlowym, a kontrahent jako wiarygodny. Dopiero w trakcie realizacji okazuje się, że zapisy umowne znacząco utrudniają zarządzanie płynnością.
Brak zaliczek przy długich terminach płatności czy zakaz cesji wierzytelności to elementy, które z perspektywy sprzedaży bywają traktowane jako drugorzędne. Tymczasem z finansowego punktu widzenia mogą one decydować o tym, czy firma będzie w stanie bezpiecznie realizować kontrakt i kolejne zamówienia, a także z jakich narzędzi finansowania będzie mogła skorzystać.
W praktyce widzimy, że wiele firm analizuje umowy pod kątem prawnym i operacyjnym, ale pomija ich długofalowe konsekwencje finansowe. Tymczasem jeden zapis w kontrakcie może zamknąć dostęp do określonych form finansowania lub istotnie zwiększyć koszt pozyskania kapitału. Jest to błąd, którego skutki ujawniają się z opóźnieniem, często dopiero po kilku miesiącach realizacji umowy.
Błąd nr 3: Kontrahent ma silniejszą pozycję, więc zgadzam się na wszystko
Kolejnym schematem, który regularnie się powtarza, są negocjacje z dużymi kontrahentami. W takich relacjach MŚP często akceptują dłuższe terminy płatności, argumentując to przewagą negocjacyjną drugiej strony i chęcią utrzymania relacji handlowej. W teorii to zrozumiałe – w praktyce bywa ryzykowne.
Sam długi termin płatności nie musi być problemem. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy firma nie ma planu, w jaki sposób sfinansuje działalność w okresie oczekiwania na zapłatę. Wiele MŚP liczy na bieżące wpływy z innych kontraktów, zakładając, że płynność jakoś się ułoży. W praktyce wystarczy jednak przesunięcie jednej czy kilku płatności jednocześnie albo pojawienie się większego zamówienia, aby napięcia finansowe stały się odczuwalne.
Z naszych doświadczeń w SMEO wynika, że firmy, które wcześniej zabezpieczają finansowanie bieżącej działalności, negocjują z zupełnie innej pozycji. Elastyczność finansowa przekłada się bezpośrednio na elastyczność handlową – a jej brak bardzo szybko zaczyna ograniczać tempo rozwoju.
Błąd nr 4: Zawsze finansował nas bank – aż w końcu przestał (brak dywersyfikacji źródeł finansowania)
Przez wiele lat kredyt bankowy był podstawowym źródłem finansowania dla sektora MŚP. Dla wielu firm działał on skutecznie – do momentu, w którym zmieniły się warunki rynkowe lub skala działalności zaczęła rosnąć szybciej, niż bank był gotów to uwzględnić w swojej ocenie ryzyka.
Coraz częściej w rozmowach z przedsiębiorcami pojawia się zaskoczenie: pierwszy raz bank odmawia zwiększenia limitu, decyzja odkładana jest na kolejny rok obrotowy albo wymaga spełnienia dodatkowych warunków. Dla firm opierających się na jednym źródle finansowania bywa to momentem paraliżu decyzyjnego.
Z perspektywy zarządczej brak dywersyfikacji źródeł finansowania staje się dziś istotnym ryzykiem. Zwłaszcza w sytuacji, gdy sprzedaż rośnie skokowo, a potrzeby kapitałowe pojawiają się szybciej, niż tradycyjne instytucje są w stanie na nie odpowiedzieć.
Błąd nr 5: Rosną koszty, a każda opóźniona płatność boli bardziej niż kiedyś
W ostatnich latach wielu przedsiębiorców boleśnie przekonało się, jak bardzo zmieniła się waga płynności finansowej. Wysokie stopy procentowe, rosnące koszty pracy, energii oraz finansowania sprawiły, że margines bezpieczeństwa finansowego w firmach znacząco się skurczył. To, co kilka lat temu było do opanowania) pojedyncze opóźnienie w płatności czy przesunięcie wpływu o kilka tygodni) dziś potrafi realnie zachwiać bieżącym funkcjonowaniem firmy.
Dane z 2025 roku jasno pokazują skalę problemu. Tylko 30% firm nie ma problemu z zaległymi płatnościami od kontrahentów – wynika z raportu UCE Research. Największa grupa respondentów oczekuje opłacenia zaległych faktur na kwotę w przedziale od 5 tys. do 20 tys. zł. Dla najmniejszych firm taka z pozoru nieduża kwota może mieć ogromne znaczenie.
Coraz więcej przedsiębiorców działa w warunkach permanentnego napięcia cash flow, nawet jeśli sprzedaż i marże na papierze wyglądają poprawnie. Wynik finansowy się zgadza, portfel zamówień rośnie, ale na rachunku bankowym regularnie brakuje środków. To klasyczny sygnał, że firma patrzy na zysk, a nie na realny przepływ pieniądza. Tymczasem cash flow nie jest efektem końcowym działalności – to proces, który wymaga stałej kontroli i narzędzi dopasowanych do skali biznesu.
Błąd nr 6: Szukamy wsparcia dopiero, gdy zaczyna się palić
Kolejnym powtarzającym się schematem jest odkładanie rozmów o finansowaniu do momentu, w którym sytuacja staje się napięta. Wiele firm traktuje doradztwo finansowe jako rozwiązanie awaryjne, a nie element planowania rozwoju. Z perspektywy codziennej pracy z MŚP widzę wyraźnie, że to podejście znacząco ogranicza pole manewru.
Firmy, które zgłaszają się po wsparcie dopiero w momencie problemów z płynnością, często muszą podejmować decyzje pod presją czasu. W takich warunkach trudno jest porównać różne scenariusze, dobrać odpowiednie instrumenty czy wynegocjować korzystne warunki. Koszt finansowania rośnie, a część dostępnych rozwiązań po prostu przestaje być osiągalna.
Z naszego doświadczenia w SMEO wynika, że największą wartość przynoszą rozmowy prowadzone wtedy, gdy firma jeszcze ma wybór. Planowanie finansowania z wyprzedzeniem pozwala lepiej dopasować narzędzia do modelu biznesowego, skali sprzedaży i struktury kontraktów, zamiast reagować dopiero na pojawiające się problemy.
Błąd nr 7: Decyzje finansowe odkładamy, bo zawsze jest coś pilniejszego
Wielu właścicieli i menedżerów MŚP otwarcie przyznaje, że decyzje finansowe często przegrywają z bieżącą operacją: obsługą klientów, zarządzaniem zespołem, realizacją zamówień czy logistyką. Finansowanie jest ważne, ale rzadko wydaje się pilne. Do momentu, w którym nagle staje się jednym i drugim.
Odkładanie decyzji na później działa jak ukryty koszt. Przez długi czas pozostaje niewidoczne, a następnie kumuluje się w postaci ograniczonych możliwości rozwoju, utraconych kontraktów lub konieczności podejmowania decyzji w warunkach presji i niepewności. Z perspektywy zarządczej to jeden z najtrudniejszych do zauważenia błędów, bo nie wynika z braku wiedzy, lecz z braku czasu i przestrzeni na spokojną analizę.
Firmy, które traktują finanse jako integralną część strategii (na równi ze sprzedażą i operacjami) popełniają ten błąd znacznie rzadziej. W ich przypadku finansowanie zaczyna pełnić rolę narzędzia wspierającego rozwój.
Co łączy większość tych błędów?
Patrząc na powtarzające się sytuacje z perspektywy rozmów z przedsiębiorcami, łatwo zauważyć wspólny mianownik. Większość błędów finansowych MŚP często jest konsekwencją rozwoju, rosnącej sprzedaży i chęci wykorzystania pojawiających się szans rynkowych. Problem pojawia się wtedy, gdy sprzedaż, nowe kontrakty i ekspansja wyprzedzają przygotowanie finansowe firmy, a finansowanie zaczyna pełnić rolę „gaszenia pożarów”, zamiast wspierać wzrost. W takich warunkach nawet dobrze prosperujące biznesy zaczynają zwalniać.
Coraz więcej firm dostrzega dziś potrzebę dywersyfikacji źródeł finansowania oraz sięgania po rozwiązania, które są bezpośrednio powiązane z realnymi transakcjami handlowymi, a nie wyłącznie z oceną zdolności kredytowej. To naturalna odpowiedź na zmieniające się realia rynkowe i rosnącą nieprzewidywalność przepływów pieniężnych.
Rośnie liczba przedsiębiorców, którzy sięgają po finansowanie powiązane bezpośrednio z obrotem, takie jak faktoring. Już ponad 31 tys. firm w Polsce korzysta z usług faktoringowych. Podmioty zrzeszone w Polskim Związku Faktorów zanotowały w ciągu trzech pierwszych kwartałów 2025 r. obroty o łącznej wartości 376,7 mld zł, czyli o 9,3% więcej niż rok wcześniej. Sfinansowały przy tym 23,6 mln faktur.
Finanse jako narzędzie wzrostu, nie tylko zabezpieczenie
Z perspektywy doświadczeń ostatnich lat widzimy wyraźnie, że firmy najlepiej radzące sobie z wyzwaniami rynkowymi to nie te, które unikają rozwoju, lecz te, które potrafią go zaplanować również od strony finansowej. Wspólną cechą tych przedsiębiorstw jest traktowanie finansów jako narzędzia zarządczego takiego samego jak sprzedaż, marketing czy operacje.
Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie dla wszystkich MŚP. Istnieją jednak dobre praktyki: wcześniejsze planowanie finansowania, dywersyfikacja źródeł kapitału, bieżąca kontrola cash flow oraz rozmowa z ekspertami zanim pojawi się presja czasu. To one najczęściej decydują o tym, czy rozwój firmy przebiega w sposób stabilny, czy staje się źródłem niepotrzebnego ryzyka.
